Если в пароходствах и существуют номенклатуры судовых дел, они безнадежно устарели. Последняя, например, номенклатура для судов СМП была утверждена в 1964 г. Инструкций же по делопроизводству на судах этого пароходства нет и не было. А ведь дела имеются не только у штурманов и механиков. На судне существуют общественные организации, формирующие свое делопроизводство, но и они тоже не имеют даже элементарных понятий, что это такое.
Часто в качестве первичных документов применяют самодельные формы, расчерченные от руки или напечатанные на машинке. Их изготовление отнимает очень много времени, не говоря уже о их заполнении. В то же время Рекламбюро ММФ плохо обеспечивает ими пароходства, а последние, не имея типографии, не могут их сами изготовить.
Только по пожарной части на судне ведется 16 документов. К ним относится пожарно-контрольный формуляр, в который входит 8 разделов: учет огнетушителей, пожарных тревог, занятий, поступления пеногенераторного порошка и т. д.; акты о взвешивании кислотных огнетушителей и акты проверки их действия; акты о проведении пожарнотехнических учений и др. Эти документы, если без них нельзя обойтись, вполне могли бы войти составной частью в пожарно-контрольный формуляр и быть сосредоточены все в одном месте. Видимо, при составлении и переиздании формуляра все это нужно учесть.
Оформляя приход и отход судна, третий помощник капитана должен предъявлять судовые документы. Всего их около трех десятков. Все они составлены на отдельных листах и хранятся на судне в одной папке. А разве нельзя объединить их в один документ, сделать что-то подобное формуляру? Они всегда были бы под рукой, в одном месте, и работа с ними упростилась бы.
Мы познакомились с интересной формой «показаний капитана», отпечатанной в типографии «Внешторгиздата». Она составлена на русском и английском языках и состоит из пяти разделов, которые разрезаются и вручаются представителям таможни, карантинной станции, инспекции по карантину и защите сельскохозяйственных растений, порт-надзору и агентству «Инфлот». Она очень удобна, но на судах таких бланков мало, или они вовсе отсутствуют.
Часто оформление прихода и отхода судна затрудняется тем, что в разных портах существуют различные формы, которые надо сначала получить, а потом заполнить. Так, например, в Николаевском порту своя форма уведомления на приход, а в Одессе — своя.
