Уже сейчас перед разработчиками АСУ, перед вычислительными центрами пароходств встают проблемы определения эффективности информации, ее параметров и критериев достоверности, которые невозможно решить, действуя узким фронтом на уровне пароходств и не опираясь на научную базу ММФ. Тем более это необходимо в условиях создания общегосударственной системы управления народным хозяйством, где будут функционировать такие формы.
Нельзя сказать, что вопросы совершенствования судовой документации не поднимались раньше. Об этом не раз писала газета «Водный транспорт», говорили на совещаниях моряки, выступали с предложениями научные организации и пароходства.
В 1967 г. был издан приказ министра морского флота «Об упорядочении и сокращении первичного учета и отчетности на судах ММФ», которым отменялось более сорока документов по заведованиям и вводилось 15 новых — по механической части. Приказ запрещал вводить дополнительную документацию и отчетность на судах и рекомендовал продолжить работу по дальнейшему упорядочению и сокращению первичного учета и отчетности.
Сыграв положительную роль в наведении порядка в судовой документации, он, однако, не решил ряд проблем, документов, которые изменить, упорядочить или упростить не смогут ни вычислительные центры, ни пароходства, ни даже министерство. Поэтому уже сейчас надо проводить работу с судовыми документами по всем заведованиям с учетом того, чтобы в будущем они смогли лечь в основу общегосударственных стандартов, вписаться в единую систему управления. На судах Северного лароходства был проведен анализ входящей корреспонденции, ведения учета, составления отчетности и состояния делопроизводства Его результаты показали, что делопроизводство поставлено неудовлетворительно, причем, как правило, у штурманского состава. Причина такого положения, на наш взгляд, заключается в том, что молодые специалисты, приходя на флот, имеют хорошие общетеоретические знания, но плохо разбираются в делопроизводстве, в оформлении различных видов документов. Нельзя сказать, что этому в учебных заведениях совсем не уделяют внимания. Но все же навыки приобретаются только в результате многократного повторения какой-либо операции, а в училищах со многими документами лишь знакомят или просят заполнить в качестве приложения к отчету по практике.
Если у механиков документы от должности к должности не меняются (формуляры и графики осмотрово-ремонтных работ есть у IV, III и II механиков),, то у судоводителей картина иная. Третий помощник ведает оформлением прихода-отхода (судовые документы), выдачей денег (кассовые документы) и корректурой навигационных пособий. Второй — отвечает за грузовые документы. В обязанности старшего входит оформление документов на продукты, по учету материальных ценностей и рабочего времени, по пожарной безопасности, обеспечению живучести и поддержанию палубной части в нормальном техническом состоянии и др. Всего на этих трех штурманов приходится 230 документов, т. е. более 2/3 от общего их числа. Естественно, что познакомиться с ними всем молодым специалистам едва ли возможно. Поэтому при повышении в должности им приходится испытывать определенные трудности в их оформлении. И пока нет коренных предложений по упорядочению, механизации и стандартизации документов, учебным заведениям уже сейчас необходимо обратить внимание на недостаточную подготовку специалистов в этой области. А при перемещениях по должности и во время проверки знаний эти вопросы также должны стать предметом проверки.
